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領収書を失くしてしまったなどで、本来は経費とできるものが経費として出来なくなってしまったりすることってよくありますよね。筆者も税理士ですが、あるんですこれが(^_^;)

ただ、他の方よりはそれほど多くないかとは思っています。そのために工夫していることを何点か紹介したいと思います。

現金取引を減らす

取引には、様々な決済手段がありますが、その中でも簡易的な現金取引。筆者もクレジットカード払いなどは実質的には借金なので、最近まで使用することには消極的でした。その結果、現金決済が通常になり、領収書の紛失が…という結果になってしまっていました。

事業を立ち上げるまでは、領収書などを失くしても、結果的にゴミ箱行きのため、あまり影響がありませんが、事業が立ち上がったら、領収書などをなくしたら、本来経費として落とせるものも落とせなくなってしまいます。これは問題ですよね。経費分の利益を上げるために、上げなければならない売上などを考えると、事業を立ち上げた場合の領収書などの紛失は、見過ごすことはできません。

そのための方法は？

なので、可能な限り、現金取引以外の決済手段を活用し、預貯金決済、クレジットカード決済、電子決済により記録を残すようにしています。

クレジットカードが嫌な方は、デビットカードというものもあります。指定口座から即時引き落とされるため、借金という観念は少なくなると思います。

仕事用とプライベート用を分ける

現金取引を減らすと言っても、全部なくすことは難しいと思います。

多少なりとも残ってしまった現金取引の記帳モレを減らすには、領収書をもらった際に入れておく、財布などに入れておくスペースを、仕事用とプライベート用に分けておくと良いと思います。

そのための方法は？

できれば、使用するお金も仕事用とプライベート用に別にしておくと良いと思います。

さらに、通帳、クレジットカード、電子決済等もできれば仕事用とプライベート用に別にしておくと、記帳モレ防止のために、プライベート用も見直す必要がなくなるため、手間も省けますし、見直し誤りも防げます。

なお、個人契約しかできない場合もありますので、個人名義でも仕事用とプライベート用に別にしておくことで対応できます。

こまめに記帳する

先程の２つの方法をとるだけでも、手間は減りますが、放っておくと領収書などを紛失する可能性も高くなります。

現金出納帳や会計ソフトを使って、こまめに記帳することがやはり大切です。

放っておかずに、こまめに会計ソフトに入力する方法として、クラウド会計があります。マネーフォワードのクラウド会計ソフトだと、会計ソフトに領収書などを写真やPDFを添付できるようになっているため、万が一領収書などを失くしても、チェックすることも可能です。

それに加えてやることは？

記帳した残高と実際の残高とをこまめにチェックをすることです。チェックして差があると、記帳モレなのか原因を確認します。やはり、早めに確認する方が、原因解明が早くできる可能性が高くなることが多いので、手間は減ります。また、原因が不明のままになることも減少します。

先程、仕事用に使用する現金を別にしておく方法をお勧めしました。これは、記帳モレなどの原因を確認するためにも、必要なプロセスです。立替払いをしているとこまめにメモを取ったり、経費精算システムを使用したりしていないと、記帳モレなどは防げません。

その他に注意したほうが良いことは？

今までの方法は、決済手段からの確認方法ですが、領収書などを失くしてしまうと、正確な内容が分からないことがあります。

例えば、経費によるものか、借金返済によるものかといった区別もできません。

10月から始まる消費税のインボイス制度では、食料品等が８％なのか10%なのかを明確にするためインボイス(適格請求書)を保存することを求めています。※簡易課税事業者や経過措置の２割特例を適用する事業者は関係ありません。

いずれにしても領収書などは失くさないようにしてください。

また、経費だけでなく、売上の方も現金取引は計上モレになってしまうことも少なくありません。

現金売上を減らす方向で検討するとともに、現金売上をする場合でも、他のスタッフなどがポケットにしまってしまっても分からないというようなことにならないよう、レシートや領収書(控)など、後でチェックできるようにしておくことが必要です。

以上、税理士である筆者が普段気をつけている「記帳モレを無くすコツ‼」でした。参考にしていただき、「記帳モレ」を撲滅していきましょう‼

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